Zapůjčení firemního auta třetí osobě: Co si ohlídat?

Zákony a firemní politika

Zapůjčení firemního auta třetí osobě, ať už se jedná o obchodního partnera, rodinného příslušníka nebo známého, s sebou nese řadu právních a bezpečnostních rizik. Zaměstnavatelé by proto měli mít jasně stanovená pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě, a to v souladu s platnou legislativou. Tato pravidla by měla být součástí interních směrnic firmy a měla by zahrnovat všechny důležité aspekty, jako jsou: podmínky pro zapůjčení (kdo, komu, na jak dlouho), odpovědnost za škodu, pojištění, a sankce za porušení pravidel. Důležité je také, aby si zaměstnanec, který si chce firemní auto půjčit, byl vědom všech rizik a odpovědnosti s tím spojených. Zaměstnavatel by ho měl s těmito riziky seznámit a nechat ho podepsat dokument, kterým stvrzuje, že byl s pravidly pro zapůjčení firemního auta třetí osobě seznámen a že s nimi souhlasí. V případě, že zaměstnanec poruší pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě, měl by zaměstnavatel vyvodit patřičné důsledky, a to v souladu se zákoníkem práce a interními předpisy firmy.

Písemná smlouva o zápůjčce

V případě zapůjčení firemního auta třetí osobě je vždy nezbytné sepsat písemnou smlouvu o zápůjčce. Tato smlouva slouží jako právní doklad, který chrání obě strany v případě sporu. Smlouva by měla obsahovat všechny důležité informace, jako jsou:

údaje o zapůjčiteli (firmě) a vypůjčiteli (třetí osobě),

přesná identifikace vozidla,

doba zapůjčení,

účel zápůjčky.

Dále je vhodné ve smlouvě ošetřit i další aspekty, jako například:

pojištění vozidla,

odpovědnost za škodu,

povinnosti vypůjčitele (např. tankování, údržba).

Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě se mohou lišit v závislosti na interní politice dané firmy. Vždy je nutné se s těmito pravidly seznámit a dodržovat je. Mezi běžná pravidla patří například:

vypůjčitel musí být držitelem řidičského oprávnění příslušné skupiny,

vypůjčitel musí být starší určitého věku,

vypůjčitel nesmí vozidlo dále půjčovat jiným osobám.

Dodržení výše uvedených bodů pomůže předejít případným nedorozuměním a sporům.

Identifikace třetí osoby

V případě zapůjčení firemního auta třetí osobě je identifikace klíčová pro zajištění bezpečnosti a dodržení pravidel. Před předáním vozidla je nezbytné důkladně ověřit totožnost osoby, které je auto svěřováno. Minimální požadavky zahrnují ověření platného průkazu totožnosti s fotografií, a to včetně kontroly shody fotografie s držitelem dokladu. Dále je vhodné zaznamenat si číslo průkazu totožnosti, adresu trvalého bydliště a datum narození třetí osoby. Tyto informace slouží jako důkaz v případě sporu nebo nehody. Pro maximální ochranu je vhodné sepsat smlouvu o zápůjčce, která jasně specifikuje podmínky užívání vozidla, odpovědnost za škodu a další důležité aspekty. Smlouva by měla být podepsána oběma stranami a opatřena datem.

Vlastnost	Pravidla pro zaměstnance	Pravidla pro třetí osoby
Povolení k řízení	Zaměstnanecká smlouva a řidičský průkaz	Písemné povolení od firmy a ověřená kopie řidičského průkazu
Věková hranice	21 let	25 let

Řidičský průkaz a pojištění

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese i otázku řidičského průkazu a pojištění. V první řadě je nezbytné, aby třetí osoba vlastnila platný řidičský průkaz pro danou kategorii vozidla. Zaměstnavatel by si měl ověřit jeho platnost a oprávnění. Dále je nutné zkontrolovat, zda je vozidlo pojištěno i pro případ řízení třetí osobou. Některé pojistné smlouvy totiž povolují řízení pouze osobám uvedeným ve smlouvě, a v opačném případě by mohlo dojít k odmítnutí pojistného plnění v případě nehody. V takovém případě je nutné sjednat doplňkové pojištění, které kryje i řízení třetí osobou. Předáním vozidla třetí osobě by měl zaměstnavatel seznámit s podmínkami jeho užívání, a to včetně pravidel provozu, pojištění a případných omezení. Vhodné je sepsat smlouvu o zápůjčce, která bude obsahovat všechny důležité náležitosti.

Odpovědnost za škodu

V případě zapůjčení firemního auta třetí osobě je otázka odpovědnosti za škodu klíčová. Zodpovědnost za škodu způsobenou provozem vozidla nese vždy provozovatel vozidla, kterým je i nadále firma, a to bez ohledu na to, kdo seděl za volantem. To znamená, že pokud třetí osoba způsobí nehodu s firemním autem, je to firma, kdo odpovídá za škodu. Firma se však následně může domáhat náhrady škody po zaměstnanci, který auto třetí osobě zapůjčil, a to v případě, že tak učinil v rozporu s pravidly pro zapůjčení firemního auta. Pravidla pro zapůjčení firemního auta třetí osobě by proto měla být jasně stanovena a zahrnovat mimo jiné: identifikaci osob oprávněných k zapůjčení vozidla, účel, pro který lze vozidlo zapůjčit, a postup pro nahlášení případné škody. Důležité je také zvážit sjednání havarijního pojištění s dostatečným krytím pro případ škod způsobených třetí osobou.

Údržba a opravy vozu

V případě zapůjčení firemního auta třetí osobě je důležité mít jasně stanovená pravidla ohledně údržby a oprav. Smlouva o zápůjčce by měla explicitně uvádět, kdo je zodpovědný za běžnou údržbu, jako je například doplňování provozních kapalin, kontrola tlaku v pneumatikách, nebo výměna stěračů. Zároveň by měla být jasně definována odpovědnost za případné opravy. V ideálním případě by měl být určen okruh servisů, které je možné v případě poruchy využít.

Pro zjednodušení administrativy a předcházení sporům je vhodné, aby byly veškeré opravy hrazeny prostřednictvím platební karty firmy, a to i v případě, že je porucha způsobena zaviněním třetí osoby. Následně je možné tuto platbu vyúčtovat odpovědné osobě. Důležité je také myslet na pojištění a ujistit se, že pojištění kryje i situace, kdy je vozidlo řízeno třetí osobou. V opačném případě by mohly v případě nehody hrozit firmě nemalé finanční ztráty. Jasně definovaná pravidla a jejich důsledné dodržování pomohou předejít nepříjemným situacím a sporům a zajistí bezproblémové užívání firemního vozu i v případě jeho zapůjčení třetí osobě.

Použití vozidla v zahraničí

V případě, že plánujete zapůjčení firemního auta třetí osobě pro cestu do zahraničí, je potřeba věnovat zvýšenou pozornost hned několika důležitým aspektům. Zapůjčení vozidla pro cesty mimo Českou republiku by mělo být vždy výslovně povoleno v interních pravidlech pro používání firemních vozidel. Tato pravidla by také měla jasně stanovovat, zda je povoleno pouze užívání v rámci schengenského prostoru, nebo zda je možné cestovat i do jiných zemí. Dále je nezbytné ověřit si, zda má pojištění vozidla platnost i v zahraničí a zda pokrývá všechny potenciální škody. V některých případech může být nutné sjednat doplňkové pojištění. Před cestou je také vhodné zkontrolovat platnost všech dokladů k vozidlu, a to včetně zelené karty. Nezapomeňte také na povinnou výbavu, která se může v jednotlivých zemích lišit. Vždy se informujte o specifických pravidlech a předpisech platných v dané zemi, abyste se vyhnuli případným komplikacím a pokutám.

Doba trvání zápůjčky

Délka zápůjčky firemního auta třetí osobě je klíčovým aspektem, který je třeba ošetřit v pravidlech pro zapůjčení. Zatímco krátkodobé zápůjčky, například na jeden den či víkend, mohou být flexibilnější, dlouhodobé zápůjčky vyžadují jasně stanovenou dobu trvání. Doporučuje se stanovit maximální délku zápůjčky, aby se předešlo situacím, kdy je vozidlo dlouhodobě nedostupné pro firemní účely. Doba trvání zápůjčky by měla být úměrná důvodu zápůjčky a neměla by narušovat chod firmy. V pravidlech pro zapůjčení je vhodné definovat postup pro případ, že si třetí osoba potřebuje zápůjčku prodloužit. Žádost o prodloužení by měla být podána písemně a schválena odpovědnou osobou ve firmě. V případě nedodržení stanovené doby zápůjčky bez včasného prodloužení je firma oprávněna požadovat okamžité vrácení vozidla.

Předání a vrácení vozu

Při předání firemního vozu třetí osobě je nezbytné dodržovat stanovená pravidla a postupy. Předání vozu by mělo proběhnout osobně, za přítomnosti obou zúčastněných stran. V okamžiku předání je zásadní sepsat předávací protokol, který bude obsahovat všechny důležité informace o vozidle a podmínkách zápůjčky. V protokolu by měly být uvedeny identifikační údaje vozu, datum a čas předání, stav tachometru, případné poškození a závady, a také doba trvání zápůjčky. Důležité je také specifikovat, kdo je zodpovědný za provozní náklady, jako jsou pohonné hmoty, mýtné nebo parkovné. Stejně důležité je i vrácení vozu. I v tomto případě by mělo dojít k osobnímu předání a sepsání předávacího protokolu. V protokolu se zaznamená datum a čas vrácení, stav tachometru a případná nová poškození. Pokud se zjistí jakékoli nové závady, je nutné je podrobně popsat a zdokumentovat. Vrácení vozu by mělo proběhnout v předem dohodnutém termínu a na předem určeném místě.

Zapůjčení firemního auta třetí osobě je možné pouze se souhlasem statutárního orgánu a za předpokladu, že je tato osoba řádně seznámena s provozním řádem a pojišťovacími podmínkami.

Zdeněk Novotný

Povinnosti třetí osoby

Třetí osoba, které je firemní auto zapůjčeno, má také své povinnosti. Především je důležité, aby se s autem chovala ohleduplně a používala ho pouze k účelům, ke kterým jí bylo zapůjčeno. V praxi to znamená řídit se pravidly silničního provozu, neponechávat v autě cennosti a dbát na jeho celkovou bezpečnost. Před jízdou by třetí osoba měla zkontrolovat technický stav auta, a pokud by si všimla závady, je povinna o tom informovat majitele auta. V případě nehody nebo jiné pojistné události je třetí osoba povinna postupovat dle pokynů pojišťovny a informovat majitele auta. Dodržování těchto povinností je zásadní pro bezproblémové a bezpečné užívání firemního auta třetí osobou.

Sankce za porušení pravidel

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese nejen benefity, ale i rizika. Proto je nezbytné mít jasně stanovená pravidla a sankce za jejich porušení. Nedodržení pravidel pro zapůjčení firemního auta třetí osobě může mít pro firmu i zaměstnance negativní důsledky. Mezi nejčastější sankce patří finanční postih, který může pokrýt škodu způsobenou třetí osobou, náklady na opravy, pokuty či ztrátu bonusů. V závažnějších případech, jako je řízení pod vlivem alkoholu či drog, může být udělena i výpověď z pracovního poměru. Zaměstnanec by si měl být vědom toho, že porušení pravidel může mít negativní dopad na jeho reputaci ve firmě a zkomplikovat mu tak jeho další kariérní postup.

Alternativy zápůjčky firemního auta

Zapůjčení firemního auta třetí osobě s sebou nese jistá úskalí a nemusí být vždy nejvýhodnější variantou. Existuje několik alternativ, které mohou lépe vyhovovat vašim potřebám.

Pokud potřebujete vůz pro krátkodobé použití, zvažte pronájem vozu z autopůjčovny. Na trhu působí mnoho autopůjčoven s širokou nabídkou vozů různých kategorií. Výhodou je flexibilita a minimum starostí s pojištěním a servisem.

Pro dlouhodobější potřebu se nabízí operativní leasing, který je stále oblíbenější. Platíte pouze za užívání vozu po sjednanou dobu, a to včetně pojištění, servisu a dalších služeb. Odpadá vám tak starost s prodejem vozu po skončení leasingu.

Další možností je sdílení aut, které je vhodné pro občasné využití vozu. Registrujete se u platformy pro sdílení aut a následně si rezervujete vůz dle vašich požadavků. Platíte pouze za dobu, kdy vůz skutečně využíváte.

Předtím, než se rozhodnete pro zapůjčení firemního auta třetí osobě, důkladně zvažte všechna pro a proti a prozkoumejte dostupné alternativy. Důležité je zohlednit účel použití vozu, délku užívání a samozřejmě i finanční stránku.